Dienbien.gov.vn - Trong thời gian qua, UBND thị xã Mường Lay đã triển khai áp dụng phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc đến tất cả các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thị xã và các xã, phường. Qua triển khai phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc và lập hồ sơ điện tử trên hệ thống đã góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại mỗi cơ quan, đơn vị, tiết kiệm được thời gian và chi phí văn phòng phẩm; đồng thời, lãnh đạo thị xã có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của từng cơ quan, đơn vị trực tiếp trên hệ thống phần mềm.

Phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc.

Với sự quyết liệt trong công tác chỉ đạo điều hành và triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản lập hồ sơ công việc đã đem lại cho thị xã những kết quả quan trọng. Hiện nay, 100% các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thị xã và các xã, phường đã triển khai liên thông và áp dụng việc gửi nhận văn bản điện tử đi, đến trên phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc; 100% lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc trong chỉ đạo, điều hành, trao đổi công việc; trên 90% các văn bản, tài liệu đi, đến của thị xã được thực hiện trên hệ thống quản lý văn bản hồ sơ công việc đúng theo quy định. Như vậy, việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc bước đầu đã phát huy hiệu quả trong công tác quản lý điều hành, nâng cao hiệu quả xử lý công việc, tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức; quản lý được toàn bộ văn bản của cơ quan, đơn vị, phân công xử lý văn bản nhanh chóng; quản lý, theo dõi quá trình và tiến độ xử lý văn bản; tìm kiếm, báo cáo, tổng hợp văn bản nhanh chóng, dễ dàng và chính xác; giảm chi phí giấy tờ, in ấn, đi lại… Qua đó, góp phần đưa tin học hóa vào quản lý nhà nước; đẩy mạnh công tác cải cách hành chính trên địa bàn. Đến nay, hầu hết các cơ quan, đơn vị đã thực hiện việc lập hồ sơ trên hệ thống. Một số cơ quan, tổ chức đang thực hiện lập hồ sơ giấy song song với hồ sơ điện tử. 

Có thể thấy, công tác văn thư, lưu trữ và việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp. Hồ sơ, tài liệu nói chung và hồ sơ tài liệu điện tử nói riêng tại các đơn vị, từng bước được lập, bảo quản an toàn, đảm bảo bí mật Nhà nước, phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả; đảm bảo cung cấp thông tin, tài liệu kịp thời phục vụ công tác chỉ đạo, quản lý, điều hành, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ của các đơn vị, địa phương và nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của thị xã. 

Theo đồng chí Trần Thanh Mai, Phó Chủ tịch UBND thị xã Mường Lay, để nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan tổ chức trên địa bàn thị xã cần thực hiện một số giải pháp đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành như tiếp tục tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường tổ chức tập huấn; hướng dẫn các đơn vị lập Danh mục hồ sơ, kỹ năng, nghiệp vụ tạo Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hàng năm trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Nâng cao trách nhiệm cá nhân của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng. Đối với công chức, viên chức được giao kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và những kỹ năng cần thiết khác phù hợp với công việc được giao. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính phủ điện tử./.

Thanh Tâm