Dienbien.gov.vn - Nhằm đẩy mạnh chuyển đổi số hóa văn phòng, thời gian qua Công ty Ðiện lực Ðiện Biên đã và đang tích cực triển khai ứng dụng công nghệ 4.0 nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ bằng ứng dụng công nghệ mới, số hóa dịch vụ điện năng vào quản lý, vận hành và sản xuất kinh doanh.

Nhờ đẩy mạnh chuyển đổi số hóa văn phòng mỗi tháng Công ty Điện lực Điện Biên tiết kiệm từ 5 đến 6 triệu đồng tiền công văn.

Hiện nay, Công ty Ðiện lực Ðiện Biên đang áp dụng nhiều phần mềm số hóa văn phòng do Tập đoàn Ðiện lực Việt Nam và Tổng Công ty Ðiện lực miền Bắc triển khai như: IMIS, ECP, CMIS, PMIS, ERP, HRMS, EOFFICE 3.0… hỗ trợ điều hành đơn vị toàn diện của lãnh đạo trong hoạt động quản lý, nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Từ đó, tiết kiệm thời gian, đẩy nhanh quá trình xử lý công việc, do đã loại bỏ các thao tác thủ công; tiết kiệm được nhiều chi phí in ấn, sao chép, giúp đơn vị lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu văn bản một cách dễ dàng, hiệu quả.

Điển hình là phần mềm Eoffice 3.0 đây là phần mềm giúp Công ty Điện lực Điện Biên dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, nhất là thực hiện ký số và phát hành nhanh văn bản điện tử, mở, lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng… từ đó giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản; người quản lý dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung, vì vậy, tiến độ công việc được theo sát, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời.

Trước đây, mọi công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh từ Tổng công ty Điện lực miền Bắc đến Công ty Điện lực các địa phương hay như từ Công ty Điện lực đến các phòng ban, đơn vị trực thuộc đều nhờ vào công cụ fax, điện thoại, email, chuyển công văn trực tiếp. Do đó, mất rất nhiều thời gian, công sức trong quá trình triển khai công việc của mỗi đơn vị dẫn đến hoạt động sản xuất kinh doanh cũng bị ảnh hưởng…

Tuy nhiên, gần 5 năm trở lại đây Công ty Điện Biên đã đẩy mạnh chuyển đổi số hóa văn phòng với phần mềm Eoffice 3.0. Hệ thống bao gồm các chức năng phục vụ việc quản lý điều hành công việc như: Quản lý văn bản, Quản lý công việc, Hồ sơ tài liệu, Lịch làm việc, Tin tức… Mọi văn bản, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến với mục tiêu cốt lõi là xây dựng “văn phòng không giấy tờ”, giúp lãnh đạo dễ dàng giải quyết các văn bản, giấy tờ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động truy cập được Internet. Đặc biệt, trong thời điểm tình hình dịch Covid-19 vô cùng phức tạp, việc đẩy mạnh chuyển đổi số hóa văn phòng trong thời gian này là rất cần thiết và được Công ty Điện lực Điện Biên triển khai đồng bộ xuống đến hầu hết các đơn vị trực thuộc. Để trong trường hợp phải làm việc tại nhà để phòng dịch, 100% giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý kịp thời, đảm bảo không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc.

Theo thống kê từ năm 2017 đến nay, hệ thống Eoffice 3.0 Công ty đã xử lý trên 15.000 văn bản đi và 10.000 Quyết định. Văn bản, hồ sơ được luân chuyển, phát hành và lưu trữ dưới dạng số hóa khá lớn. Tỉ lệ văn bản hồ sơ lưu trữ không sử dụng giấy năm sau tăng hơn năm trước, vì thế mà đã giảm được chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy; bưu phí; chi đóng gói, vận chuyển cũng như diện tích kho lưu trữ bảo quản hồ sơ. Nếu như trước đây, mỗi tháng bình quân Công ty Điện lực Điện Biên phải chi trả 8 đến 10 triệu đồng tiền công văn, nhưng từ khi sử dụng phần mền Eoffice 3.0 chi phí được cắt giảm đi rất nhiều, xuống còn 2 đến 3 triệu đồng/tháng.  Đều này, có thể khẳng định việc đẩy mạnh chuyển đổi số hóa văn phòng tại Công ty Điện lực Điện Biên và các đơn vị trực thuộc Công ty là rất cần thiết, hiệu quả.

Ông Trần Đức Dũng - Giám đốc Công ty Điện lực Điện Biên cho biết: Để đẩy mạnh chuyển đổi số hóa văn phòng, đặc biệt ứng dụng phần mền Eoffice 3.0 trong những năm gần đây, Công ty đã chú trọng đầu tư hạ tầng viễn thông và CNTT. Quản lý, vận hành ổn định hệ thống viễn thông dùng riêng bao gồm hệ thống truyền dẫn cáp quang kết nối Công ty Điện lực Điện Biên với Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc và hệ thống mạng LAN kết nối Công ty Điện lực Điện Biên về Điện lực các huyện, thị, thành phố trên địa bàn tỉnh nhằm đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, có phương án dự phòng để đảm bảo việc kết nối mạng máy tính được liên tục phục vụ tốt cho công tác truyền số liệu giữa Công ty với Tổng Công ty và giữa các Điện lực với Công ty.

Bên cạnh đó, hệ thống camera giám sát được lắp đặt tại khu vực nhà điều hành và kho bãi, các trạm 110kV nhằm giúp điều tra nhanh và xử lý các vụ việc nhất là về an ninh trật tự, an toàn giao thông. Xây dựng các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu cho toàn tỉnh, nhằm tăng cường kết nối, tích hợp và chia sẻ dữ liệu. Hiện tại, Công ty đang quản lý 460km cáp quang truyền dẫn liên tỉnh và nội tỉnh…

Được biết, để phần mền Eoffice 3.0 sử dụng hiệu quả hơn, Công ty Điện lực Điện Biên đã tổ chức tập huấn bằng hình thức trực tuyến cho tất cả cán bộ, công nhân viên, cử cán bộ xuống trực tiếp các tổ đội sản xuất để hướng dẫn. Ðến nay, toàn bộ hệ thống phần mềm đã vận hành ổn định; công nhân, các đơn vị trực thuộc thành thạo các thao tác trên máy khi làm nhiệm vụ, ý thức tuân thủ các quy trình an toàn cũng được nâng lên rõ rệt. Từ đó góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Phần mền Eoffice 3.0 đã trở nên không thể thiếu trong công tác chỉ đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày của đơn vị. Nhờ đó, đã góp phần quan trọng trong công tác cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và cắt giảm các chi phí không cần thiết.

Tuyết Anh